6 trin til effektiv planlægning

For langsigtede mål har du brug for en flerårig plan for kortsigtede mål - en kvartalsplan og for aktuelle mål - månedligt, ugentligt, dagligt. Hvad er virkelig vigtigt, når du planlægger? Her er de 6 vigtigste trin til vellykket planlægning.

Tidsstyringsspecialister anbefaler, at når du planlægger aktuelle forhold, skal du gøre det i en uges perspektiv, fordi ugen giver en bredere kontekst til vores aktiviteter. Og hvad skal man overveje, når man organiserer opgaver?

Takket være tidsplanen opdager du, at du ikke behøver at gøre alt! Så vil du kende glæden ved at nyde din fritid. Vores personlige og professionelle succes afhænger stort set af, hvordan vi organiserer vores tid. Vi vælger selv, hvordan vi bruger det, og vi bærer også konsekvenserne af disse beslutninger. For at klare os selv godt over tid, lad os følge Stephen R. Coveys maksimum: "I stedet for at fokusere på at gøre det rigtige, skal du fokusere din opmærksomhed på at gøre det rigtige." Vores beslutninger om brugen af ​​tid er påvirket af to kriterier - haster og betydning. Vi lægger ofte vægt på for mange opgaver. Men korrekt prioritering handler om at indse, hvad der højst er i vores hierarki af værdier, ikke kun reagere på presserende forhold. Hvordan skelner man dem fra hinanden? Hastighed er et kriterium relateret til tid, vigtighed for vores mål. Et praktisk værktøj, der viser omfanget af aktiviteter og hjælper med at identificere, hvad der virkelig er vigtigt, er tavlen. Den vigtigste betingelse for effektiv handling og planlægning er at fokusere på kvadrant II og samtidig eliminere mange aktiviteter i I og III og ignorere kvadrant IV.

Vigtig

Tidsplan: kvadrant I.

Det dækker både vigtige og presserende forhold. Det er "krisestyring" - handlinger af strategisk betydning og presserende sager. I dette kvartal arbejder vi og bruger vores viden til at reagere på mange situationer og tage udfordringer op. Vi kan ikke forsømme disse forhold.

Tidsplan: kvadrant II

Det dækker vigtige, men ikke presserende sager. Det er et kvartal af høj kvalitet, hvor vi klarer os selv: Vi laver langsigtede planer, forudser problemer og forhindrer dem, udvikler evner, regenererer, bruger tid sammen med deres kære. Jo mere tid vi bruger i dette kvartal, jo mere øges vores evne til at handle. Forsømmelse af aktiviteterne i det udvider kvadrant I, som til sidst fortærer os, forårsager stress og udbrændthed.

Tidsplan: kvadrant III

Der er presserende ting i det, men ikke vigtigt. Dette er en fjerdedel af en vildfarelse, fordi brummen omkring det presserende kan skabe en illusion af betydning. I denne kvadrant udfører vi handlinger, der er aktuelle, men vigtige for en anden, vi opfylder andres forventninger og tænker, at vi er i kvadrant I.

Tidsplan: kvadrant IV

Dette er ikke presserende og uvigtige sager. Ved at minimere tiden brugt i dette kvartal får vi tid til virkelig vigtige ting.

1. Effektiv planlægning: tænk på din vision og mission

Når du begynder at planlægge dine aktiviteter, skal du tænke over, hvad der er vigtigst i dit liv. Tænk over din vision, hvad du gerne vil gøre, de regler, som du følger (kompas!). Så fjernt som det kan synes, er det ekstremt vigtigt, fordi din tro påvirker de mål, du sætter dig selv, de beslutninger, du tager, og hvordan du bruger din tid.

Refleksion over ens egen mission er en væsentlig betingelse for at handle i overensstemmelse med det, der er vigtigt, fordi det har en stærk indflydelse på gennemførelsen af ​​resten af ​​de aktiviteter, der er tildelt kvartal II. Hvis din livsbetegnelse er personlig udvikling, at være sammen med din familie, opdage værdien af ​​livet eller social aktivitet, så ved at vende tilbage til det fra tid til anden, vil du lave de vigtigste ting præget i din hukommelse. Missionen vil skabe en ramme, inden for hvilken du vil træffe beslutninger i de næste faser af planlægningen.

2. Effektiv planlægning: definer dine roller

Roller er symboler på pligter, forhold til mennesker, aktiviteter til gavn for samfundet. Definition af dem skaber klart en naturlig struktur, der giver os mulighed for at opretholde balance. De roller, du spiller, er baseret på din mission. Skriv dine roller op på et stykke papir (f.eks. Kone, mor, studerende, leder, direktør, medlem af en sportsklub). Forskning viser, at optræden i mere end syv er ineffektiv, så prøv for eksempel at kombinere visse funktioner.At identificere livsroller hjælper dig med at se livet som helhed - du kan se, at det ikke kun er arbejde eller familie, men alle sammen. Når du beskriver dine roller, vil du bemærke "vigtige, men ikke presserende" forhold (kvadrant II), som normalt ignoreres. Ud over rollerne skal du tilføje "slibesav" til den ugentlige tidsplan. Det er den energi, vi skal lægge i at perfektionere vores færdigheder i fire grundlæggende dimensioner af livet - fysisk, social, intellektuel og åndelig. Absorberet i "savning" (opnåelse af resultater) glemmer vi at "skærpe saven" (opretholde eller udvikle evnen til at opnå resultater i fremtiden). Hvis vi for eksempel ikke driver sport (fysisk sfære), vi ikke udvikler viden (social sfære), følger vi ikke de seneste bedrifter i vores branche (intellektuel sfære), eller vi ved ikke, hvad der er vigtigt for os i livet (åndelig sfære), kan vi blive "stumpe" ”Ved ubalance.

3. Effektiv planlægning: Vælg mål for hver rolle

Tænk over det vigtigste, du kan gøre i hver rolle i denne uge for at opnå positive resultater. Hvad er vigtigt, fx som kone, mand, forælder, medarbejder? Når du søger efter aktiviteter, skal du bruge et kompas og ikke et ur og fokusere på det, der er vigtigt, ikke presserende. Dette kan for eksempel være en date med en mand, mere tid til et barn, indsamling af oplysninger om et hurtiglæsningskursus, meditation. Sæt dig et eller to mål for hver rolle.

4. Effektiv planlægning: lær at tage beslutninger

For at oversætte målene i kvartal II til en handlingsplan skal du lære at tage de rigtige beslutninger i løbet af ugen. Vi prøver ofte at finde tid til "vigtige" aktiviteter i kvartal I og III, som allerede er fulde af aktiviteter. Vi kaster os fra et tilfælde til et andet, overlader det til en anden, udsætter det i håb om at finde tid til de vigtigste ting. Men - som Stephen R. Covey skriver - " pointen er ikke at prioritere planer, men at planlægge prioriteter." Forestil dig en bred krukke, hvor du lægger store sten. Selvom krukken er fyldt med sten, er den ikke fuld, men du kan drysse grus i hullerne. Men sandheden er, at krukken stadig ikke er fyldt - du kan tilføje sand og derefter tilføje lidt mere vand. Vores mål i kvartal II er "store sten". Hvis vi først beskæftiger os med andre forhold - vand, sand og grus og derefter vil passe store sten ind i planen, vil vores forsøg være forgæves. Men hvis vi ved, hvilke ting der er store sten og lægger dem for alle andre, vil vi se, hvor meget vi kan udrette, og hvor meget vand, sand og grus der er i de tomme rum. Vi opnår det, vi anser for vigtigt, og samtidig ”justerer” vi andre aktiviteter i overensstemmelse hermed.

5. Effektiv planlægning: organiser hver dag

Dine daglige opgaver er at gøre de vigtigste ting først på trods af dagens uventede omstændigheder og udfordringer. Nogle gange vil du klare at implementere en plan, andre gange bliver du nødt til at ændre den, men når du træffer beslutninger, skal du stole på indikationerne af dit interne kompas. For at sætte de vigtigste ting først om morgenen:

FORESTIL DAGENS KURSUS - gennemgå den ugentlige tidsplan, find din position, se denne dag i sammenhæng med de 7 dage. Dette hjælper dig med at reagere passende på uventede situationer.

SÆT PRIORITETER - marker dine handlinger med symbolerne i kvartaler I og II - takket være dette vil du være sikker på, at forholdene i kvartal III ikke passer ind i din tidsplan. Hvis yderligere prioritering er nødvendig, skal du markere aktiviteterne i kvartal I og II mere detaljeret (f.eks. Med en cirkel).

DEFINER OPGAVER TID OG TID - adskil dem, der er strengt timet fra dem, der kan udføres når som helst på dagen. Skriv også tidsfrister for specifikke aktiviteter.

6. Effektiv planlægning: evaluer din effektivitet

I slutningen af ​​ugen skal du tænke over, hvilke mål du nåede, hvilke udfordringer du stod over for, hvilke beslutninger du skulle tage, og om de vigtigste ting kom først, når du foretog et valg. Ugentligt resumé hjælper dig med at undgå at gentage de samme fejl, det giver dig mulighed for at være mere effektiv i de følgende uger.